ERFOLGREICHE UMSETZUNG DER GESETZLICHEN KASSENMELDUNG

Tue, 12 Aug 2025 11:44:22 +0200

Vielen Dank für ihre unterstützung

Sehr geehrte Partner,

wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass die gesetzlich vorgeschriebene Kassenmeldung erfolgreich mit allen Partnern umgesetzt wurde.

Unser besonderer Dank gilt Ihnen – unseren Partnern – für Ihre engagierte Unterstützung und die konstruktive Zusammenarbeit während dieses Prozesses. Ihr Beitrag war entscheidend für den reibungslosen Ablauf und die termingerechte Umsetzung.

Aufgrund weiterer Rückfragen haben wir ergänzende FAQs erstellt, um Ihnen zusätzliche Orientierung zu bieten. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der neuen Themen:

Wie verfahre ich mit neu angeschafften Kassen?

💬  Für neu angeschaffte Kassen muss eine Anschaffungsmeldung im profipay-Backend durchgeführt werden.

Muss eine Inbetriebnahme neu angeschaffter Kassen durchgeführt werden?

💬  Ja, die Inbetriebnahme der Kassen erfolgt automatisiert je Betriebsstätte und je Abrechnungspartner mit den dort eingesetzten Kassen direkt am Kassenclient.

Wie verfahre ich mit Kassen, die ich abschaffen möchte?

💬  Für Kassen, die dauerhaft aus dem Betrieb genommen werden sollen, muss eine Außerbetriebnahme am Kassenclient durchgeführt werden.

💬 Alle Geräte müssen nach der Durchführung der Außerbetriebnahme im profipay-Backend als deaktiviert gekennzeichnet werden.

Muss eine Abschaffungsmeldung versendet werden?

💬  Nein, eine Abschaffungsmeldung wird nicht durchgeführt Eine Meldung über die Außerbetriebnahme wird als XML-Datei erstellt.

Wer trägt die Verantwortung für die lückenlose Dokumentation der Kassenmeldungen?

💬  Die Verantwortung für eine lückenlose Dokumentation und Überprüfung der Meldungen erstellter Dateien trägt der Kasseninhaber / Subunternehmer.

💬 Bei automatisierten Meldungen sollte eine regelmäßige Überprüfung des Sendestatus erfolgen.

💬 Bei manuellen Meldungen muss die erstellte XML-Datei aus dem profipay-System exportiert und lückenlos den entsprechenden Finanzämtern über ELSTER übermittelt werden.

Selbstverständlich halten wir Sie über alle weiteren Entwicklungen und notwendige Schritte auf dem Laufenden.

Bei Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

ERGÄNZENDE FAQ ZUR KASSENANMELDUNG

Tue, 08 Jul 2025 12:09:15 +0200

wichtige Hinweise zur praktischen Umsetzung

Liebe Partner,

auf Basis unserer bisherigen Kundeneinweisungen und zahlreicher Rückfragen haben wir die FAQ zur Kassenanmeldung erweitert. Ziel ist es, euch die Umsetzung in der Praxis weiter zu erleichtern und typische Anwendungsfälle klarzustellen.

1. Mehrere Kassensysteme an einer Betriebsstätte

Wenn mehrere elektronische Aufzeichnungssysteme (eAS) in einer Betriebsstätte verwendet werden (z. B. profipay + weiteres System), empfehlen wir folgende Vorgehensweise im ElsterFormular zusätzlich zur elektronischen Übermittlung:

·Im Formular unter Ziffer 2, tragt bitte die Gesamtanzahl der eingesetzten Systeme ein (z. B. „2“ bei zwei Kassensystemen). Damit sind grundsätzlich beide Systeme gemeldet.

·Unter Ziffer 3: Hier könnt ihr beliebig viele eAS erfassen.

·Ziffer 3.1 – Feld „Bemerkungen“: Zur besseren Nachvollziehbarkeit empfiehlt es sich, einen Hinweis wie „ein eAS mit x Erfassungsterminals“ einzutragen – entsprechend der Anzahl je System.

Damit erfüllt ihr die Anforderungen zur „Brutto“-Methode gemäß AEAO zu §146a AO Tz. 1.16.1.3 vollständig.

Wo befindet sich das im Elster Portal:

1. Wählen Sie im ELSTER-Menü den Bereich „Formulare und Mitteilungen“.

2. Wählen Sie unter „Alle Formulare“ den Bereich „Anträge und Mitteilungen“.

3. Dort unter „Sonstige Formulare“ die Auswahlmöglichkeit „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)“ wählen.

4. Die Auswahl bestätigen Sie mit „Weiter“.

2. Vorgehen ohne eigenes Elster-Zertifikat

Falls euer Unternehmen aktuell kein eigenes Elster-Zertifikat besitzt, gibt es in profipay unter dem Punkt Elsterzertifikat die Möglichkeit, die Onlineübertragung zu deaktivieren.

In diesem Fall gilt:

·profipay erzeugt automatisch die erforderlichen Melde-Dateien – entsprechend dem hinterlegten Zeitintervall.

·Die Übermittlung erfolgt dann entweder durch euren Steuerberater (über dessen Zertifikat) oder nach Erhalt eurer eigenen Zugangsdaten.

Wichtig! Falls ihr später auf die Onlineübertragung umstellt, werden bereits erzeugte, aber nicht übermittelte Dateien nicht automatisch nachträglich gesendet. Diese müssen ggf. manuell übermittelt werden.

Für Rückfragen steht euch unser Team wie gewohnt zur Verfügung.

Viele Grüße
Euer profipay-Team